Libros Contables Electrónicos, Generalidades
Los Libros Contables Electrónicos son un modelo de operación en el cual libros o informes contables, con fines tributarios, son generados y almacenados en un formato digital, establecido previamente por el SII. Esta digitalización se realiza en software’s que se ofertan en el mercado y que reúnen los requisitos para este proceso. Para que un contribuyente pueda acogerse al modelo de operación de Libros Contables Electrónicos, debe cumplir los siguientes requisitos generales:
- Desempeñar una actividad clasificada como de primera categoría, según el artículo 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.
- Contar con Códigos de Autorización de Libros (CAL) para cada tipo de Libro Contable Electrónico, los que pueden ser obtenidos según las normas establecidas por el SII.
- No tener la condición de querellado, procesado, formalizado o, en su caso, acusado por delito tributario, o bien de haber sido sancionado por este tipo de delito, en tanto no haya dado cumplimiento a la pena impuesta.
Posteriormente, deberá presentar la solicitud para acogerse al modelo de operación de Libros Contables Electrónicos, con el compromiso de cumplir las normas establecidas en la resolución respectiva, la que debe ser ingresada por el contribuyente o su representante, si es que se trata de personas jurídicas, identificándose con Certificado Digital para uso tributario en el sitio Web del SII. En la solicitud presentada para acogerse al modelo de operación, se deberá cumplir con los siguientes puntos:
- Identificar a los signatarios o firmantes autorizados para la generación de los Libros Contables Electrónicos.
- Establecer el período inicial de vigencia (año comercial) a partir del cual generará los Libros Contables Electrónicos en el formato establecido por el SII. Este período inicial de vigencia será, como mínimo, el año calendario en que se le concede la autorización y, a más tardar, el año calendario siguiente.
- Obligarse a efectuar las declaraciones y pagos de impuestos vía Internet en la forma en que el SII determine, en la medida que se establezcan aplicaciones en tal sentido.
LIBROS ELECTRÓNICOS QUE SE AUTORIZAN
En una primera etapa, el SII autorizará los siguientes Libros Contables Electrónicos: Diario, Mayor, Balance y Compras y Ventas. Posteriormente, se agregarán otros libros a dicha modalidad de operación. Es importante considerar los siguientes aspectos:
El SII podrá modificar los formatos de los Libros Contables Electrónicos, estableciendo el plazo a partir del cual serán exigibles. Para los libros de cierre anual, este plazo no podrá ser inferior a nueve meses, contado desde su publicación, de manera que si el cambio de formato se publica con posterioridad a marzo del año en curso, su exigencia regirá a partir del año comercial siguiente; vale decir, para los envíos de Comprobantes de Cierre efectuados el año subsiguiente. Cabe hacer presente que el SII no ha aplicado esta disposición en su letra y en la práctica autoriza en cualquier mes del año, para el año corriente. El SII debería emitir en febrero 2019 un pronunciamiento al respecto de estas fechas.
Para todos los efectos tributarios, los Libros Contables Electrónicos de los contribuyentes autorizados reemplazarán a los libros que el contribuyente deba mantener según la ley, y a los libros adicionales o auxiliares que el SII haya establecido.
En particular, para efecto de lo dispuesto en el resolutivo noveno de la Resolución Exenta N° 45, de 2003, el Libro de Compra y Ventas generado en el formato correspondiente a la Información Electrónica de Ventas y Compras, por los emisores electrónicos que sean, a su vez, autorizados a proceder según el modelo de operación de los Libros Contables Electrónicos, reemplazará a los libros establecidos en el párrafo 3, del Título IV, de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios.
El contribuyente que se ha incorporado al modelo de operación de Libros Contables Electrónicos, puede solicitar el almacenaje de los libros contables para fines tributarios, en un medio digital, respecto de períodos anteriores al existente, previo a la entrada en vigencia de la autorización. Opcionalmente, el contribuyente o su representante, en caso de personas jurídicas, podrá solicitar que se extienda la autorización de almacenar los libros contables, para fines tributarios, en un medio digital, respecto de períodos anteriores a la entrada en vigencia (año comercial a partir del cual generará los Libros Contables Electrónicos en el formato establecido por el SII). En la práctica, el SII autoriza hasta 6 años retroactivos (aplicando el período de prescripción) y hasta 15 años en el caso de solicitudes de Holding. En caso de que el SII autorice la extensión de la autorización, el contribuyente podrá transformar los libros de los respectivos períodos al formato actual vigente de los Libros Contables Electrónicos.
Para proceder a la transformación será requisito que el contribuyente haya mantenido un sistema de contabilidad en hojas sueltas en los períodos respectivos, que se efectúe para años comerciales consecutivos y completos, y que comprenda, al menos, a los Libros Diario y Mayor. Se considerará que los Libros Contables Electrónicos de estos períodos anteriores, reemplazan, para fines tributarios, a los libros en papel, una vez que el SII haya recibido los comprobantes de cierre de ellos, balances y diccionarios correspondientes a esos períodos.
BENEFICIOS DE LIBROS CONTABLES ELECTRONICOS
- Se logran ahorros en la generación, almacenamiento y administración de los libros
contables. - El contribuyente queda exento de las Declaraciones Juradas 1846 y 1847 (actual 1926).
- El contribuyente tiene derecho a Retroactividad de 6 años (o más) y podrá eliminar el papel (o su omisión 6 años hacia atrás) a contar de fecha de resolución de autorización del SII.
- Se incrementa la confidencialidad de la información, ya que el manejo de archivos electrónicos permite un mejor control que aquellos de tipo físico, y una regulación de acceso más flexible y seguro.
- Se incrementa la seguridad de la información, al contar con respaldos más versátiles y de menor costo como mecanismo de prevención frente a desastres, como, por ejemplo, inundaciones o incendios, o frente a la pérdida de los mismos.
- Finalmente, la autorización de operación de Libros Contables Electrónicos está legitimada por la firma electrónica, lo cual ofrece garantías con respecto a impedir la alteración de la información.